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Planification de réunions accessibles

Table des matières

1. Introduction
2. Généralités concernant l'accès
3. Choix de l'emplacement
4. Accès de l'extérieur
5. Accès à l'intérieur
6. Autres points à envisager concernant l'accessibilité
7. Rafraîchissements et préférences diététiques
8. Invitations et documents publicitaires
9. Communications en formats multiples
10. Services d'appui aux communications
11. Soins auxiliaires
12. Ressources et fournisseurs

Pour planifier des réunions accessibles

1. Introduction

La planification vise à garantir que les dispositions nécessaires pour les personnes qui ont un handicap sont connues et auront été prises au préalable. Même si vous ne savez pas d'avance si certains de vos participants ont des besoins précis dont il faudra tenir compte, vous devriez être en mesure d'organiser l'événement en garantissant qu'il sera accessible aux personnes ayant un handicap et qu'elles pourront y participer en toute autonomie.

Lors de la planification d'une réunion, il est important de tenir compte de l'accès physique à l'emplacement de la réunion, des renseignements sur la réunion et de son déroulement.

Le présent ouvrage est un outil conçu pour faciliter une planification qui tiendra compte des moindres besoins d'accessibilité.

La liste des exemples fournis n'est pas exhaustive, car un guide complet est accessible sur le site Web du ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario à l'adresse suivante : http://www.mcss.gov.on.ca/mcss/french/how/howto_meeting

Les dispositions à prendre varient selon la nature de la réunion et les participants qui y prendront part.

2. Généralités concernant l'accès

• Désignez un membre de votre personnel qui sera responsable des questions d'accès à l'événement.
• Soyez prêt à répondre à toute demande concernant les besoins des participants de la même manière que vous répondez à toute autre question concernant l'organisation de l'événement.

3. Choix de l'emplacement

• Avant de confirmer la réservation de l'emplacement envisagé, ne manquez pas d'aller voir sur place pour déterminer si le niveau d'accessibilité est suffisant.
• Évaluez l'accès au stationnement, aux entrées, aux ascenseurs, aux salles de réunion, aux toilettes, au restaurant et aux autres installations publiques.
• Déterminez si le personnel de l'endroit a reçu une sensibilisation suffisante aux questions concernant les personnes handicapées. Dans le cas contraire, organisez leur formation par un animateur qualifié avant votre événement.

4. Accès de l'extérieur

Voici quelques indications à prendre en compte afin de faciliter l'accès de l'extérieur. En effet, il faut que des dispositions concernant la signalisation, le stationnement, les trottoirs/voies d'accès et l'accès aux transports en commun soient étudiées et mises en place selon les besoins des participants. Par exemple :

• Vérifiez que la signalisation marquant l'adresse ou le nom de l'immeuble est bien visible de la rue et est dotée d'un éclairage suffisant pour tout événement en soirée.
• Si l'événement a lieu en hiver, assurez-vous que toutes les voies d'accès sont dégagées.
• Assurez-vous que les emplacements de stationnement pour personnes handicapées soient en nombre suffisant et se trouvent sur une surface ferme, non glissante, à proximité de l'entrée de l'immeuble.
• Vérifiez qu'il existe une voie d'accès facile entre le terrain de stationnement ou point de débarquement et l'entrée du local, sans escaliers ni dénivellements soudains, surfaces glissantes ou instables ou objets obstruant la voie.
• Assurez-vous que le lieu de l'événement est desservi par un service de transport en commun accessible ou un service public parallèle.

5. Accès à l'intérieur

Une fois les personnes arrivées,de simples précautions à prendre lors de la planification permettront une meilleure accessibilité durant le déroulement de l'événement. Les principaux points d'accès à surveiller sont : les entrées et foyers, les ascenseurs, les toilettes, les couloirs et corridors et les salles de réunion et de conférence. Ainsi :

• Assurez-vous qu'il y a une entrée accessible, bien éclairée et que tous les encadrements de portes sont assez larges pour permettre le passage d'une personne en fauteuil roulant ou en triporteur motorisé.
• Utilisez des pancartes en relief (lisibles au toucher) ou en Braille pour toute information à propos de la signalisation.
• Ne manquez pas d'avoir du personnel ou des bénévoles postés aux portes et partout dans l'immeuble pour aider les personnes qui ont un handicap à se rendre à la salle de réunion.
• Assurez-vous que les locaux ont des toilettes assez spacieuses pour accueillir une personne utilisant un fauteuil roulant ou un triporteur motorisé, avec au moins un box accessible et qui ne soient pas trop loin des salles où se déroulent les réunions.
• Vérifiez que la salle de conférence ou de réunion comporte assez de sièges et qu'elle est suffisamment grande pour qu'un nombre suffisant ou le nombre connu de participants utilisant un fauteuil roulant, un triporteur, un chien-guide ou tout autre accessoire de déplacement, puissent y circuler et se stationner.
• Rappelez aux conférenciers invités et aux exposants d'avoir des dépliants dans un format spécial si une demande à cet effet a été reçue à l'avance.

6. Autres points à envisager concernant l'accessibilité

• Renseignez-vous sur les services d'un interprète gestuel (Langage des signes du Québec – LSQ).
• Renseignez-vous sur la disponibilité de systèmes d'écoute portatifs à modulation de fréquence (M.F.) pour les salles de réunion, à l'intention des personnes qui ont une déficience auditive.
• Vérifiez que des téléphones dotés d'un dispositif de réglage de l'intensité sont disponibles pour les personnes ayant une déficience auditive.
• Déterminez si les locaux sont dotés d'alarmes d'incendie visuelles.
• Vérifiez que le site Web de la conférence est offert dans un format accessible aux personnes qui se servent d'un lecteur d'écran.
• Renseignez-vous pour savoir si les points de service à la clientèle (par ex. : comptoirs, tables d'exposant, etc.) sont suffisamment bas pour que les personnes se déplaçant en fauteuil roulant ou en triporteur y aient accès facilement.

7. Rafraîchissements et préférences diététiques

• N'oubliez pas que les repas libre-service ou buffets peuvent présenter des obstacles à certaines personnes dont la vue est déficiente ou qui ont un handicap physique. Des serveurs bien formés offriront leur aide aux personnes qui en ont besoin. S'il n'y a pas de serveurs, veillez à ce qu'une personne désignée soit présente pour aider ceux et celles qui ont besoin d'aide pour se servir aux repas.
• Ne manquez pas de permettre aux participants d'indiquer leurs préférences diététiques sur le formulaire d'inscription à tout événement où un repas sera servi.

8. Invitations et documents publicitaires

• Ne manquez pas d'utiliser les symboles internationaux d'accès dans toutes les invitations et documentations publicitaires de votre événement accessible.
• Les invitations doivent être offertes dans les formats voulus pour les personnes et organismes qui en font la demande (p. ex. : Braille, enregistrement sonore, courriel, gros caractères, disquette d'ordinateur).
• L'invitation et la publicité doivent encourager toute personne ayant des besoins spéciaux à les signaler, pour lui permettre de participer pleinement à la réunion ou la conférence.

9. Communications en formats multiples

Il est important d'envisager les besoins de tous les segments de votre assemblée en préparant votre réunion ou conférence. L'accès est une composante essentielle de votre plan de communication. Cependant, l'accès à l'information par documents imprimés ne doit pas être le seul format à votre répertoire.

Il est important aussi de donner accès à toute présentation orale à laquelle doivent assister des personnes sourdes, en faisant appel à un interprète qualifié en langue gestuelle. D'autre part, la documentation imprimée doit être offerte en français et, dans un format facilement accessible aux personnes dont le handicap leur rend l'accès aux imprimés difficile.

10. Services d'appui aux communications

Un service d'appui aux communications aide les personnes qui ont un handicap à extraire l'information présentée oralement à une réunion, une conférence ou tout autre événement public. Au stade de la planification, on doit pouvoir demander à chaque participant de faire connaître tout besoin spécial en ce sens.

11. Soins auxiliaires

Un service de soins auxiliaires offre aux personnes ayant un handicap diverses formes d'aide telles que soins personnels et accompagnement lors de sorties. Pour être certain de prendre toutes les dispositions voulues, demander au participant concerné de quel type de service il ou elle a besoin et à quel niveau. Décrivez clairement au fournisseur les besoins précis du participant.

12. Ressources et fournisseurs :

Pour obtenir plus de renseignements sur la manière de faciliter aux personnes ayant un handicap l'accès à vos réunions ou conférences, veuillez consulter le site Web du Ministère des Services sociaux et communautaires En route vers l'égalité des chances, à http://www.equalopportunity.on.ca.

Vous trouverez des renseignements sur les fournisseurs de services dans le Répertoire d'accès facile à http://www.accessibilitydirectory.ca.

On trouvera aussi des fournisseurs et d'autres renseignements utiles au site Web du Gouvernement du Canada La boîte à outils accessibles pour l'approvisionnement, à http://www.apt.gc.ca/MapF.asp

Pour obtenir plus de renseignements sur la production de documents en formats multiples, un guide à ce sujet, intitulé Guide à l'intention des gestionnaires pour la production des documents en formats alternatifs et/ou substituts, se trouve au site Web de la Bibliothèque nationale du Canada à http://www.nlc-bnc.ca/accessinfo/s36-202.001-e.html

Si vous n'êtes pas certain des exigences précises d'une certaine personne ou d'un groupe de personnes, consultez le répertoire (en anglais seulement) intitulé Directory of Disability Organizations in Canada, à http://www.enablelink.org/resources/doic_bodbottom1.html. Vous y trouverez un accès aux organismes qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre emplacement.

handicaps.ca a été créé pour fournir une information pratique et utile aux personnes vivant avec une déficience et aux personnes de leur entourage, qu'il s'agisse de fournisseurs de soins, d'intervenants, de professionnels, de parents ou d'amis. Voyez http://www.handicaps.ca/

Pour les francophones qui demeurent dans la région de Prescott-Russell, le Phénix est un organisme qui est voué au développement communautaire pour les personnes handicapées. Vous pouvez contacter le Phénix à : http://www.lephenix.on.ca/